যেভাবে ইংরেজিতে Professional Email লিখবেন / Email লেখার সেরা টিপস।

Email বলতে আমরা যা বুঝি? 

Email বলতে আমরা বুঝে থাকি একটি মাধ্যম যেটা একটি নেটওয়ার্কের মাধ্যমে তথ্য বা মেসেজ এক কম্পিউটার থেকে অন্য কম্পিউটারে নিয়ে যায়। 

Professional জগতে Email মানুষের সঙ্গে সংযুক্ত হওয়ার খুব কার্যকরী একটি মাধ্যম। আজকে Email লেখার যে টিপস গুলো আমি আপনাদের সঙ্গে শেয়ার করব সেগুলো আপনাদেরকে বেশ কয়েকটি ধাপে সাহায্য করবে। 

Email এর উদ্ভাবন?

১৯৭১ সালে Raymond Samuel Tomlinson নামে একজন আমেরিকান কম্পিউটার প্রোগ্রামার ARPANET system মাধ্যমে Email এর উদ্ভাবন ঘটান।

Email  কমিউনিকেশন কেন এত জরুরি? 

ধরুন আপনি একটি চাকরি করেন এবং আপনাকে আপনার কোন প্রজেক্ট এর কাজে দেশের বাইরের ক্লায়েন্টের সঙ্গে যোগাযোগ করতে হবে। সেই ক্ষেত্রে আপনাকে ইংরেজিতে Email কমিউনিকেশন এর মাধ্যমে যোগাযোগ করতে হবে এবং সেই ইমেইল কমিউনিকেশনের জন্য আপনাকে অবশ্যই দক্ষতার সঙ্গে বেশ কিছু জিনিস মাথায় রেখে ইমেইল লিখতে হবে। এবং আজকের এই ব্লগের মাধ্যমে আমি আপনাদেরকে সেই বেসিক কিছু skill শিখাব, যার মাধ্যমে আপনি সহজেই ইংরেজিতে ইমেইল কমিউনিকেশন এর মাধ্যমে মানুষের সঙ্গে যোগাযোগ করতে পারবেন। 

 আরো পড়ুনঃ ইংরেজিতে যেভাবে অনর্গল কথা বলবেন?

এছাড়াও এই টিপসগুলো একটি ভালো চাকরি পেতেও অনেক সহায়ক হবে। তাছাড়া ধরুন আপনি কি বিজনেস করেন এবং আপনার প্রোডাক্ট গুলি স্বল্প সময়ের মধ্যে আপনার কাঙ্খিত ক্লায়েন্টের কাছে পৌঁছে দিতে চাচ্ছেন। সেটিও আপনি এই Email মার্কেটিং এর মাধ্যমে খুব সহজেই করতে পারবেন।

চলুন নিচে Professional Email লেখার টিপস গুলো দেখিঃ

বিশ্বাসযোগ্য Email Address

প্রফেশনাল ইমেইল এর ক্ষেত্রে অতি গুরুত্বপূর্ণ একটি বিষয় হল বিশ্বাসযোগ্য Email address. কারণ ইউজার একটি ইমেইল পাবার পরে সেটি খুলবে কি খুলবে না সেটা নির্ভর করে বিশ্বাসযোগ্য Email address উপরে। একটি রিচার্জে উঠে এসেছে প্রায় ৭০% ইমেল বিশ্বাসযোগ্য Email address না হওয়ার কারণে ইউজার ডিলিট করে দেয়। 

তাই আমাদের উচিত স্পাম্মি বড় ইমেইল address না ব্যাবহার করা। কারন আপনি যখন কাউকে ইমেইল পাঠাবেন এবং এটি যদি তার কাছে স্প্যাম ঝুঁকি মনে হই তাহলে সে আপনার ইমেইল না দেখেই সরাসরি ডিলিট করে দিবে। 

এই জন্য আপনি পারসোনাল ইমেইল এর ক্ষেত্রে Gmail ব্যাবহার করতে পারেন। কারন Gmail বিশ্বাসযোগ্য এবং আপনি যেকোনো প্রাপক কে Gmail থেকে মেইল করলে তা ডিলিট করবে না।

 এবং একটি কোম্পানির ইমেইল এর ক্ষেত্রে আপনি আপনার First name & Last name সাথে @abccompany.com দিতে পারেন এবং এই ধরনের মেইল প্রাপক অবশ্যই মেইল খুলে দেখবেন।

Professional Email এর সাবজেক্ট অবশ্যই আকর্ষণীয় ও ইন্টারেস্টিং হতে হবে

Professional Email এর ক্ষেত্রে অবশ্যই সাবজেক্ট লাইন meaningful হতে হবে। যেন প্রাপক ইমেইল টি পাওয়ার সাবজেক্ট লাইন দেখে বুঝতে পারে ইমেইল কি বেপারে লিখা হয়েছে। সাবজেক্ট লাইন যদি এমন আকর্ষণীয় ও ইন্টারেস্টিং হই যেন প্রাপক এটি পরার জন্য সময় ব্যায় করে।

তাছাড়া সাবজেক্ট লাইন লিখার সময় অবশ্যই মাথাই রাখতে হবে যে এটি যেন কোন ভাবেই ৩০ বা এর চেয়ে বেশি ওয়ার্ড এর না হই। কারন সাবজেক্ট লাইন তা যদি বেশি বড় হই তাহলে যারা মোবাইল ডিভাইস মাধ্যমে ইমেইল পরে তাদের কাছে ফুল সাবজেক্ট লাইন তা স্ক্রীন এ আসবে না এর জন্য এটি বিরক্তি কারন হয়ে দাঁড়াবে। 

Professional Email অবশ্যই Single Column Layout এর হতে হবে

একই ভাবে  Professional Email এর বডি অবশ্যই Single Column Layout এর হতে হবে। কারন বেশির ভাগ প্রাপক মোবাইল দিয়ে  ইমেইল পরে এবং এটি যদি দুই বা একাধিক Column Layout এর হয় তাহলে তা reader friendly হবে না। তাই অবশ্যই এটি একটি Column এর মধ্যে লিখতে হবে যেন কেউ পরতে গেলে সেটি সুদু scrolling করেই পরতে পারে এবং বুঝতে পারে আপনি কি বিষয়ে তার সঙ্গে যোগাযোগ করছেন। 

অবশ্যই Professional Email এর বডি ৫০ থেকে ৬০  শব্দের (Word) এর মধ্যে থাকতে হবে

Professional Email এর ক্ষেত্রে অতি গুরুতপূর্ণ বিষয় হল ইমেইল এর বডি ৫০ থেকে ৬০ শব্দের (Word) এর মধ্যে থাকা। আবারও বলা যাই যেহেতু বেশির ভাগ ইউজার মোবাইল ডিভাইস এর মাধ্যমে ইমেইল পরে, সেহেতু আপনি যদি বড় পারাগ্রাফের ন্যায় আপনার ইমেইল লিখেন তাহলে তার বুজতে কষ্ট হবে। 

তাই অবশ্যই ইমেইল যত কম শব্দের মাধ্যমে বুজানো যাই তত ভাল। সবচেয়ে idle হয় আপনি আপনার ইমেইল ৫০ থেকে ৬০ ওয়ার্ডের মধ্যে রাখলে। এবং এটি ৩ বা ৪টি পারা মধ্যে বুলেট আকারে পারাগ্রাপ আকারে লিখা যেন এটি সহজে scrolling করে পরা যাই।

Professional Email মধ্যে বেশি Hyperlink ব্যবহার করা যাবে না

Professional Email লিখার সময় সবসময় মনে রাখতে হবে যেন এটি কোন ভাবেই প্রাপকের কাছে Spammy ইমেইল মনে না হয়। আর ইমেইল মধ্যে যদি আপনি এক বা একাদিক Hyperlink  ব্যবহার করেন তাহলে এটি প্রাপকের কাছে স্পাম মনে হতে পারে এবং এটি উনি না দেখেই ডিলিট করে দিতে পারে। তাই Professional Email  ইমেইল এর ক্ষেত্রে একাদিক Hyperlink ব্যবহার করা থেকে আমাদের বিরত থাকায় উত্তম। 

Professional Email অবশ্যই একটি নির্দিষ্ট বিষয়কেন্দ্রিক হওয়া ভালো

বেশির ভাগ ইমেইল এর ক্ষেত্রে আমরা আমাদের ইমেইল এর মধ্যে একাধিক বিষয়কে ফোকাস করার চেষ্টা করে থাকি যেটা একদমই ঠিক না। আমাদের অবশ্যই একটি নির্দিষ্ট বিষয়ে ইমেইল লিখা উচিত যেন প্রাপক সহেজেই বুঝতে পারে আপনি ইমেইলে কি বুঝাছেন ।

আশাকরি Professional Email লেখার ক্ষেত্রে উপরোক্ত নিয়ম বা টিপসগুলি আপনাদের কাজে লাগবে।আমাদের সবারই উচিত কিভাবে Professional Email লেখা যায় সে সম্পর্কে ভালভাবে দক্ষতা অর্জন করা। কারণ প্রায় আমাদের সবারই প্রতিনিয়ত কোনো না কোনো ক্ষেত্রে ইমেইল লিখতে হয়। উপরোক্ত বিষয়গুলো ফলো করে আমি নিজেও আমার Email রাইটিং এর ব্যাপারে অনেক দক্ষ হয়েছি। তাছাড়া ইমেইল দিয়ে Digital Marketing এর একটি পাঠ Email Marketing আমরা যার মার্কেটিং প্রফেশনাল সাথে জড়িত তাদের কাছে খুবই গুরুত্বপূর্ণ একটি Marketing Tools,  আশা করছি আমাদের পরবর্তী ব্লগে ইমেইল মার্কেটিং নিয়ে একটি বিশদ আলোচনা করতে পারব তাই অবশ্যই আমাদের ব্লগ পেজ টি লাইক ও কমেন্ট করতে ভুলবেন না।